Smart Working e Sicurezza sul Lavoro nel 2026: guida completa alle nuove regole
Negli ultimi anni lo smart working, o lavoro agile, è passato da modalità organizzativa straordinaria a modello stabile adottato da migliaia di imprese italiane. La possibilità di lavorare da casa, da un coworking o da qualsiasi altro luogo idoneo ha rivoluzionato l'organizzazione del lavoro, offrendo maggiore flessibilità ai lavoratori e nuove opportunità alle aziende.
Questa trasformazione ha però reso necessario un importante aggiornamento della disciplina in materia di salute e sicurezza sul lavoro, affinché anche il lavoratore che opera lontano dalla sede aziendale possa beneficiare di un adeguato livello di tutela.
Con l'entrata in vigore, il 7 aprile 2026, delle nuove disposizioni introdotte dalla Legge 11 marzo 2026, n. 34, il legislatore ha rafforzato gli obblighi del datore di lavoro, attribuendo particolare rilevanza all'informazione preventiva sui rischi del lavoro agile e prevedendo specifiche conseguenze sanzionatorie in caso di inadempimento.
Molte aziende ritengono ancora, erroneamente, che il lavoro da remoto riduca le responsabilità previste dal D.Lgs. 81/2008. In realtà accade esattamente il contrario: il luogo di lavoro cambia, ma gli obblighi di tutela della salute e della sicurezza rimangono e, sotto alcuni aspetti, assumono un'importanza ancora maggiore.
In questa guida analizzeremo nel dettaglio:
- cosa cambia dal 7 aprile 2026;
- quale normativa disciplina lo smart working;
- gli obblighi del datore di lavoro;
- gli obblighi del lavoratore;
- il ruolo dell'informativa annuale;
- la valutazione dei rischi;
- il rapporto con il nuovo Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025;
- le responsabilità e le sanzioni previste dalla normativa.
Cos'è lo Smart Working
Lo smart working, definito giuridicamente come lavoro agile, è disciplinato dalla Legge 22 maggio 2017, n. 81, che lo identifica come una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzata da una maggiore flessibilità organizzativa.
A differenza del lavoro tradizionale, il lavoratore può svolgere la propria attività senza una postazione fissa, alternando periodi di lavoro presso la sede aziendale ad altri svolti all'esterno, utilizzando strumenti tecnologici e organizzando l'attività prevalentemente per obiettivi.
Lo smart working si fonda su alcuni principi fondamentali:
- flessibilità dei luoghi di lavoro;
- assenza di una postazione predeterminata;
- utilizzo di strumenti digitali;
- responsabilizzazione del lavoratore;
- organizzazione orientata ai risultati.
Questa modalità non modifica il rapporto di lavoro subordinato, ma rappresenta semplicemente una diversa organizzazione della prestazione lavorativa.
Smart Working e Telelavoro: quali sono le differenze?
Uno degli errori più frequenti consiste nel confondere smart working e telelavoro.
Sebbene entrambe le modalità prevedano lo svolgimento dell'attività lavorativa fuori dalla sede aziendale, presentano caratteristiche profondamente differenti.
| Smart Working | Telelavoro |
|---|---|
| Nessuna postazione fissa | Postazione fissa individuata contrattualmente |
| Organizzazione flessibile | Organizzazione rigida |
| Attività per obiettivi | Attività per orario |
| Luogo di lavoro variabile | Luogo di lavoro predeterminato |
| Maggiore autonomia | Minore autonomia |
Questa distinzione è importante anche ai fini della sicurezza sul lavoro, poiché nel telelavoro il datore di lavoro esercita generalmente un maggiore controllo sulla postazione, mentre nello smart working la tutela si concentra prevalentemente sulla corretta informazione del lavoratore e sull'organizzazione della prestazione.
Il quadro normativo aggiornato al 2026
La disciplina dello smart working non è contenuta in un'unica legge, ma deriva dall'integrazione di diverse fonti normative.
Nel 2026 il riferimento principale è costituito da:
- Legge 22 maggio 2017, n. 81, che disciplina il lavoro agile;
- D.Lgs. 9 aprile 2008, n. 81 (Testo Unico sulla salute e sicurezza sul lavoro);
- Codice Civile, articolo 2087;
- Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025 sulla formazione in materia di salute e sicurezza;
- Legge 11 marzo 2026, n. 34, che rafforza gli obblighi di tutela del lavoratore agile.
Il sistema normativo deve essere letto in modo unitario.
Infatti:
- la Legge 81/2017 disciplina le modalità di svolgimento del lavoro agile;
- il D.Lgs. 81/2008 continua ad applicarsi integralmente per gli aspetti riguardanti la prevenzione degli infortuni e delle malattie professionali;
- il nuovo Accordo Stato-Regioni disciplina la formazione obbligatoria;
- la Legge 34/2026 introduce un rafforzamento degli obblighi informativi e del relativo sistema sanzionatorio.
Cosa cambia dal 7 aprile 2026
La novità più importante riguarda il rafforzamento della tutela dei lavoratori che operano in modalità agile.
L'obiettivo del legislatore è stato quello di eliminare ogni incertezza interpretativa circa gli obblighi del datore di lavoro in materia di sicurezza.
Fino al 2026 molte aziende consideravano la consegna dell'informativa prevista dall'articolo 22 della Legge 81/2017 come un semplice adempimento burocratico.
Dal 7 aprile 2026 questo approccio non è più sostenibile.
L'informativa sulla salute e sicurezza assume infatti un ruolo centrale nell'intero sistema prevenzionistico.
Non si tratta più di un documento standardizzato da allegare all'accordo individuale, ma di uno strumento essenziale attraverso il quale il datore di lavoro dimostra di aver informato il lavoratore sui rischi connessi allo svolgimento della prestazione lavorativa in modalità agile.
La logica della riforma è chiara.
Poiché il datore di lavoro non può controllare direttamente l'abitazione del dipendente o gli altri luoghi dai quali quest'ultimo decide di lavorare, la tutela si sposta sulla prevenzione attraverso:
- corretta informazione;
- formazione;
- responsabilizzazione del lavoratore;
- organizzazione del lavoro;
- individuazione preventiva dei rischi.
La sicurezza nello smart working diventa quindi sempre meno "controllo del luogo" e sempre più "gestione del rischio".
Perché il legislatore ha modificato la disciplina
Negli ultimi anni il lavoro agile è cresciuto in maniera esponenziale.
Parallelamente sono aumentati anche:
- disturbi muscolo-scheletrici;
- affaticamento visivo;
- tecnostress;
- isolamento lavorativo;
- rischi legati alla sicurezza informatica;
- problemi derivanti da postazioni improvvisate.
Molti infortuni hanno inoltre evidenziato la difficoltà di individuare le responsabilità quando il lavoratore opera fuori dai locali aziendali.
Per questo motivo il legislatore ha scelto di rafforzare gli strumenti di prevenzione, attribuendo maggiore importanza agli obblighi organizzativi del datore di lavoro.
L'obiettivo non è quello di trasferire sull'impresa la responsabilità della conformità dell'abitazione privata del lavoratore, bensì quello di garantire che quest'ultimo riceva tutte le informazioni necessarie per operare in condizioni di sicurezza.
Gli obblighi del Datore di Lavoro nello Smart Working
L'introduzione del lavoro agile non riduce gli obblighi previsti dal Testo Unico sulla Sicurezza.
Il datore di lavoro rimane il principale garante della tutela della salute dei propri dipendenti e deve dimostrare di aver adottato tutte le misure organizzative ragionevolmente esigibili.
Tra gli obblighi principali rientrano:
1. Organizzare correttamente il lavoro agile
Lo smart working deve essere disciplinato mediante un accordo individuale che definisca modalità di svolgimento della prestazione, tempi di lavoro, diritto alla disconnessione, utilizzo delle attrezzature e regole di comportamento.
Una pianificazione chiara rappresenta il primo livello di prevenzione.
2. Consegnare l'informativa sulla salute e sicurezza
È probabilmente l'obbligo che assume la maggiore rilevanza nel 2026.
L'informativa deve essere consegnata al lavoratore e al Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS), illustrando in maniera comprensibile:
- rischi generali;
- rischi specifici del lavoro agile;
- misure preventive;
- corrette modalità di utilizzo delle attrezzature;
- comportamenti da adottare.
L'informativa dovrà essere aggiornata ogni volta che intervengano modifiche significative nell'organizzazione del lavoro o nei rischi connessi alla prestazione.
3. Garantire attrezzature sicure
Qualora gli strumenti siano forniti dall'azienda, questi devono essere conformi alla normativa vigente e mantenuti in condizioni di efficienza.
Tra le principali attrezzature rientrano:
- computer portatili;
- monitor;
- docking station;
- alimentatori;
- tastiere;
- mouse;
- dispositivi di autenticazione.
4. Organizzare la formazione
La formazione rimane uno degli strumenti più efficaci di prevenzione.
Il lavoratore deve essere adeguatamente formato non solo sui rischi tradizionali previsti dal D.Lgs. 81/2008, ma anche sulle peculiarità del lavoro agile.
Particolare attenzione dovrà essere dedicata a:
- ergonomia;
- videoterminali;
- organizzazione delle pause;
- gestione dello stress;
- cybersecurity;
- protezione dei dati;
- utilizzo corretto degli strumenti digitali.
5. Valutare i rischi
Il datore di lavoro deve verificare se l'introduzione dello smart working comporti la necessità di aggiornare la valutazione dei rischi aziendale.
L'obiettivo non è valutare l'abitazione privata del dipendente, bensì individuare i rischi tipici derivanti dalla modalità di svolgimento della prestazione lavorativa.
L'informativa annuale diventa il documento centrale della sicurezza nel lavoro agile
Se fino a pochi anni fa il Documento di Valutazione dei Rischi rappresentava il principale riferimento per la gestione della prevenzione aziendale, oggi, nel contesto del lavoro agile, l'informativa prevista dall'articolo 22 della Legge 81/2017 assume un ruolo altrettanto strategico.
È attraverso questo documento che il datore di lavoro dimostra di avere adempiuto al proprio obbligo di informazione, trasferendo al lavoratore tutte le conoscenze necessarie per operare in sicurezza anche al di fuori dei locali aziendali.
L'informativa non dovrebbe essere un modello generico scaricato da Internet, ma un documento personalizzato in funzione delle attività effettivamente svolte e dei rischi presenti nell'organizzazione.
Un'informativa ben redatta rappresenta oggi non solo un adempimento normativo, ma anche uno strumento di tutela per l'azienda in caso di controlli, contenziosi o infortuni.
Nella seconda parte di questa guida analizzeremo nel dettaglio quali contenuti dovrebbe includere, come documentarne la consegna e quali sono le conseguenze in caso di omissione.
Obblighi del lavoratore
La sicurezza nello smart working è il risultato della collaborazione tra azienda e lavoratore.
Anche quest'ultimo, ai sensi dell'articolo 20 del D.Lgs. 81/2008, è tenuto a prendersi cura della propria salute e sicurezza e di quella delle altre persone eventualmente coinvolte.
Tra i principali obblighi rientrano:
- utilizzare correttamente le attrezzature di lavoro;
- attenersi alle istruzioni ricevute dal datore di lavoro;
- scegliere, ove possibile, luoghi idonei allo svolgimento dell'attività lavorativa;
- segnalare eventuali situazioni di rischio;
- collaborare con il datore di lavoro nell'attuazione delle misure di prevenzione.
La consapevolezza del lavoratore rappresenta oggi uno degli elementi fondamentali per garantire un lavoro agile realmente sicuro ed efficiente.
Il Documento di Valutazione dei Rischi (DVR) deve essere aggiornato?
Una delle domande più frequenti tra datori di lavoro, RSPP e consulenti riguarda la necessità di aggiornare il Documento di Valutazione dei Rischi (DVR) quando l'azienda introduce o amplia il ricorso allo smart working.
La risposta non è univoca.
Il D.Lgs. 81/2008 non impone automaticamente la revisione del DVR per il solo fatto che alcuni lavoratori operino da remoto. Tuttavia, l'articolo 29 del Testo Unico stabilisce che la valutazione dei rischi deve essere rielaborata ogniqualvolta intervengano modifiche del processo produttivo o dell'organizzazione del lavoro tali da incidere sulla salute e sicurezza dei lavoratori.
Pertanto, qualora l'introduzione del lavoro agile comporti nuovi rischi o modifichi quelli già valutati, il DVR dovrà essere aggiornato.
I principali rischi da considerare
Tra gli aspetti che meritano una specifica valutazione rientrano:
- utilizzo continuativo dei videoterminali;
- posture incongrue;
- affaticamento visivo;
- stress lavoro-correlato;
- rischio da isolamento lavorativo;
- tecnostress;
- cyber security;
- utilizzo di dispositivi mobili;
- gestione delle informazioni riservate;
- diritto alla disconnessione.
È importante ricordare che il datore di lavoro non è tenuto a valutare l'abitazione del dipendente, ma deve considerare i rischi tipici derivanti dalla modalità di svolgimento della prestazione lavorativa.
Smart Working e Videoterminali
Il lavoro agile comporta, nella maggior parte dei casi, un utilizzo intensivo del computer.
Quando ricorrono le condizioni previste dal Titolo VII del D.Lgs. 81/2008, trovano applicazione tutte le disposizioni in materia di videoterminali.
Ciò significa che il datore di lavoro deve prestare particolare attenzione a:
- corretta posizione del monitor;
- distanza di osservazione;
- illuminazione dell'ambiente;
- riflessi sullo schermo;
- postura del lavoratore;
- pause previste dalla normativa;
- organizzazione delle attività.
Una postazione non ergonomica può favorire l'insorgenza di disturbi muscolo-scheletrici, cervicalgie, lombalgie e affaticamento visivo.
Ergonomia della postazione di lavoro
Una corretta ergonomia rappresenta uno degli strumenti più efficaci di prevenzione.
La postazione ideale dovrebbe prevedere:
- sedia stabile e regolabile;
- schienale con adeguato supporto lombare;
- monitor posizionato frontalmente;
- bordo superiore dello schermo all'altezza degli occhi;
- tastiera e mouse facilmente raggiungibili;
- spazio sufficiente per gli arti inferiori;
- illuminazione naturale o artificiale adeguata.
Il lavoratore dovrebbe inoltre evitare di operare abitualmente:
- dal divano;
- dal letto;
- da tavolini improvvisati;
- in ambienti scarsamente illuminati.
Le pause durante il lavoro al videoterminale
Le pause costituiscono una vera misura di prevenzione.
L'alternanza tra attività al videoterminale e altre mansioni, oppure le pause previste dalla normativa e dalla contrattazione collettiva, consentono di ridurre:
- affaticamento visivo;
- rigidità muscolare;
- stress;
- riduzione dell'attenzione.
Durante le pause è consigliabile:
- alzarsi dalla postazione;
- effettuare brevi esercizi di mobilizzazione;
- cambiare punto di osservazione per rilassare la vista;
- evitare di utilizzare smartphone o tablet per attività personali.
Stress lavoro-correlato e rischi psicosociali
Uno dei principali rischi dello smart working riguarda la sfera psicologica.
L'assenza di un ambiente di lavoro condiviso può determinare:
- isolamento sociale;
- riduzione delle relazioni professionali;
- difficoltà comunicative;
- aumento del senso di responsabilità;
- sovraccarico cognitivo.
Negli ultimi anni si è assistito a un incremento dei casi di:
- burnout;
- ansia;
- tecnostress;
- workaholism;
- difficoltà di conciliazione tra vita privata e lavoro.
Il datore di lavoro dovrebbe adottare adeguate misure organizzative per prevenire tali fenomeni, favorendo una cultura orientata al benessere organizzativo.
Il diritto alla disconnessione
Il diritto alla disconnessione rappresenta uno dei principi fondamentali del lavoro agile.
L'obiettivo è garantire il rispetto dei tempi di riposo e prevenire situazioni di reperibilità permanente.
L'accordo individuale dovrebbe disciplinare:
- fasce di contattabilità;
- orari di lavoro;
- tempi di riposo;
- modalità di utilizzo degli strumenti aziendali;
- gestione delle urgenze.
Una chiara regolamentazione contribuisce a migliorare il benessere del lavoratore e riduce il rischio di contenziosi.
Cyber Security: una priorità per il lavoro agile
Il lavoro da remoto espone aziende e lavoratori a rischi informatici significativamente maggiori rispetto all'attività svolta in sede.
Tra le principali minacce figurano:
- phishing;
- ransomware;
- malware;
- furto di credenziali;
- utilizzo di reti Wi-Fi non sicure;
- perdita o furto di dispositivi.
Per ridurre tali rischi è opportuno adottare misure quali:
- autenticazione a più fattori (MFA);
- VPN aziendale;
- cifratura dei dispositivi;
- aggiornamenti software regolari;
- backup periodici;
- password robuste;
- utilizzo esclusivo di software autorizzati.
Intelligenza Artificiale e Smart Working
Sempre più lavoratori utilizzano strumenti di intelligenza artificiale generativa, come assistenti digitali e sistemi di supporto alla produttività.
Le aziende dovrebbero disciplinarne l'utilizzo mediante specifiche procedure interne, prevedendo:
- divieto di inserire dati riservati in piattaforme non autorizzate;
- verifica dell'accuratezza delle informazioni generate;
- protezione della proprietà intellettuale;
- rispetto della normativa privacy;
- formazione specifica sull'uso responsabile degli strumenti di IA.
L'intelligenza artificiale rappresenta una straordinaria opportunità, ma richiede una governance chiara per evitare rischi organizzativi e di sicurezza.
Formazione dei lavoratori: il collegamento con il nuovo Accordo Stato-Regioni 2025
Il nuovo Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025 ha ribadito un principio fondamentale: la formazione deve essere realmente calibrata sui rischi presenti nell'organizzazione aziendale.
Per le imprese che adottano lo smart working è consigliabile integrare i percorsi formativi con moduli dedicati a:
- ergonomia della postazione;
- videoterminali;
- organizzazione del lavoro agile;
- prevenzione dello stress lavoro-correlato;
- diritto alla disconnessione;
- sicurezza informatica;
- protezione dei dati personali;
- utilizzo sicuro delle tecnologie digitali.
Una formazione aggiornata e coerente con le modalità operative costituisce un elemento essenziale del sistema di prevenzione.
Gli infortuni nello Smart Working
Il lavoratore agile beneficia della tutela assicurativa INAIL anche durante lo svolgimento della prestazione lavorativa da remoto.
Affinché un evento possa essere qualificato come infortunio sul lavoro è necessario che sussista un collegamento tra l'attività lavorativa e l'evento lesivo.
Ogni situazione viene valutata caso per caso.
Ad esempio, possono assumere rilevanza:
- cadute durante attività strettamente connesse al lavoro;
- incidenti derivanti dall'utilizzo delle attrezzature aziendali;
- eventi verificatisi durante spostamenti funzionali all'attività lavorativa.
Non ogni incidente domestico è automaticamente qualificabile come infortunio sul lavoro: è sempre necessario accertare il nesso causale con la prestazione lavorativa.
Controlli degli organi di vigilanza
In caso di verifica, gli organi di vigilanza possono richiedere all'azienda di dimostrare il corretto adempimento degli obblighi previsti dalla normativa.
Tra la documentazione normalmente rilevante rientrano:
- accordi individuali di smart working;
- informativa annuale sulla salute e sicurezza;
- attestati di formazione;
- eventuale aggiornamento del DVR;
- procedure aziendali;
- registrazioni della consegna della documentazione.
Una gestione documentale ordinata costituisce un importante elemento di tutela.
Le sanzioni
La mancata osservanza degli obblighi in materia di salute e sicurezza può comportare responsabilità di natura amministrativa, civile e penale.
Tra le principali violazioni possono rientrare:
| Violazione | Possibili conseguenze |
|---|---|
| Omessa informativa sulla sicurezza | Sanzioni previste dalla normativa vigente |
| Mancata formazione | Sanzioni previste dal D.Lgs. 81/2008 |
| Omessa valutazione dei rischi | Sanzioni previste dal D.Lgs. 81/2008 |
| Mancata sorveglianza sanitaria, quando dovuta | Sanzioni previste dal D.Lgs. 81/2008 |
Oltre alle sanzioni, l'azienda può essere chiamata a rispondere degli eventuali danni subiti dal lavoratore qualora emerga un inadempimento agli obblighi di tutela.
Checklist operativa per le aziende
Prima di attivare o proseguire un programma di smart working è consigliabile verificare che siano stati completati i seguenti adempimenti:
? Accordo individuale sottoscritto.
? Informativa annuale aggiornata e consegnata.
? RLS informato secondo quanto previsto dalla normativa.
? Valutazione dell'eventuale aggiornamento del DVR.
? Formazione specifica sui rischi del lavoro agile.
? Procedure di cybersecurity adottate.
? Regole sul diritto alla disconnessione formalizzate.
? Attrezzature aziendali conformi e correttamente mantenute.
? Procedure privacy e protezione dei dati aggiornate.
? Sistema di conservazione della documentazione predisposto.
Domande frequenti (FAQ)
Lo smart working elimina gli obblighi del D.Lgs. 81/2008?
No. Il Testo Unico continua ad applicarsi anche ai lavoratori agili, adattando le misure di prevenzione alla particolare organizzazione del lavoro.
Il datore di lavoro deve controllare l'abitazione del lavoratore?
No. La normativa non impone ispezioni dell'abitazione privata, ma richiede che il lavoratore sia adeguatamente informato e formato sui rischi.
È obbligatorio aggiornare il DVR?
Solo se l'introduzione dello smart working comporta nuovi rischi o modifica quelli già valutati.
Serve una formazione specifica?
È necessario che la formazione sia adeguata ai rischi effettivamente presenti. Per le aziende che adottano il lavoro agile è opportuno integrare i percorsi formativi con contenuti dedicati.
Il lavoratore può scegliere qualsiasi luogo per lavorare?
Il luogo scelto deve essere compatibile con lo svolgimento della prestazione in condizioni di sicurezza e con la tutela delle informazioni aziendali.
Conclusioni
Lo smart working rappresenta oggi una modalità di lavoro consolidata che richiede un approccio moderno alla prevenzione.
Le novità normative del 2026 rafforzano il principio secondo cui la sicurezza non dipende esclusivamente dal luogo di lavoro, ma dall'efficacia dell'organizzazione aziendale, dalla qualità dell'informazione, dalla formazione dei lavoratori e dalla capacità del datore di lavoro di gestire i rischi in modo sistematico.
Per le imprese questo significa adottare un modello di gestione che integri gli obblighi previsti dal D.Lgs. 81/2008, dalla Legge 81/2017, dal nuovo Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025 e dalle più recenti disposizioni in materia di lavoro agile.
Investire nella sicurezza dello smart working significa non solo ridurre il rischio di sanzioni e contenziosi, ma anche migliorare il benessere organizzativo, aumentare la produttività e rafforzare la cultura della prevenzione all'interno dell'azienda.
Progetto81 affianca imprese, enti pubblici e professionisti nella gestione della salute e sicurezza dei lavoratori in modalità agile, offrendo consulenza specialistica, aggiornamento documentale, formazione conforme alla normativa vigente e supporto operativo per l'adeguamento agli obblighi introdotti nel 2026.
